Lorsqu'on vous confie une mission ou même avant, vous allez devoir faire une estimation ou un devis pour ce travail. Les estimations diffèrent des devis dans leur malléabilité. Les estimations ne garantissent pas le prix final et en général s'en tiennent à une variation possible de l'ordre de 20% du prix annoncé pour le prix final si la situation n'évolue pas. Les devis par contre signifient que le prix donné est officiel et correspond à la charge de travail spécifiée.
La plupart des clients préfèrent les devis car les estimations ont tendance à être réévaluées à la hausse au final et rarement l'inverse. En revanche, les estimations peuvent être acceptables si vous avez une bonne réputation ou avec un client en particulier. Elles peuvent aussi marcher si vous garantissez que la variation du prix sera comprise dans une certaine marge (10%, 20%, etc).
Détailler le contenu de vos devis et de vos estimations signifie pouvoir séparer un devis en plusieurs parties qui peuvent être évaluées séparément. Ce n'est pas seulement utile pour votre client qui peut ainsi évaluer pourquoi telle étape a un tel coût, mais c'est aussi utile pour vous puisque cela va vous forcer à penser à chaque étape du processus. À la fin de la mission, c'est une excellente idée de relire votre devis initial et de comparer le temps estimé à celui que vous avez effectivement passé. Cela vous aidera à mieux évaluer certaines étapes et vous permettra de remporter davantage de contrats par la suite. Il y a de nombreuses applications de gestion du temps comme SlimTimer, Basecamp et pleins d'autres. Choisissez-en une et utilisez-la.
De temps à autre, un projet va exploser le calendrier. Cela intervient pour l'un de ces deux raisons :
- Vous avez sous-estimé la somme de travail nécessaire. Malheureusement, personne n'a dit que le métier de freelance était facile, et neuf fois sur dix vous allez devoir assumer votre erreur en travaillant sans être rémunéré. Si vous vous êtes entendu clairement avec votre client dès le début sur le fait que vous n'étiez pas sûr pour une quelconque raison, il est possible qu'il accepte de payer un surplus. Si vous n'êtes pas encore assez compétent pour évaluer vos services, vous méritez d'en payer le prix.
- Le client a mal communiqué ce que le projet comprenait. Les clients agissent ainsi pour de nombreuses raisons - ils ne comprennent pas de quoi il retourne, ne savent pas ce que vous avez besoin de savoir, sont trop occupés ou sont tellement excités qu'ils ajoutent des fonctionnalités en cours de route. Quelle que soit la raison, c'est à vous de les avertir. Et c'est à ce moment là qu'un devis détaillé va vous servir. Vous pouvez rappeler exactement ce qui a été convenu. Si vous faites quelque chose qui n'était pas prévu initialement, vous avez le droit de demander à ce que cela soit facturé.
Lorsque vous envoyez votre devis initial, il est intéressant d'envoyer vos conditions avec. Les « Limites du service » ou les « Modalités et conditions » sont simplement une liste de conditions que vous associez à votre prestation. En général, elles permettent de vous protéger, vous et votre client, d'une transaction qui se passerait mal. Cela peut inclure :
- Le délai pendant lequel le client doit régler sa dernière facture - aussi appelés les conditions de paiement ;
- La refacturation des coûts additionnels ;
- Les avances d'argent requises ;
- Le copyright de ce que vous produisez ;
- Le propriétaire du travail avant et après le paiement ;
- Vos droits et responsabilités et les leurs.
Vous pouvez choisir d'avoir ces termes rédigés par votre conseil juridique, ou simplement les avoir écrit clairement et en bon français. Lorsqu'elles sont attachées à votre devis ou à votre estimation, ces conditions sont considérées comme étant acceptées lorsque le devis lui-même l'est. Cela signifie qu'une fois le devis signé, les conditions sont acceptées implicitement.
Prendre le temps d'être sûr que vous avez un ensemble de termes qui vous protègent, vous et votre client, est important. Lorsque vous avez tous les deux accepté ces termes, cela signifie que vous avez une base sur lequel entamer une bonne relation. En tant que freelance, vous allez parfois être sollicité pour signer un contrat ou des termes venant de vos clients aussi, assurez-vous de les avoir lu attentivement car ils ont peut-être des clauses spécifiant un écrasement de vos propres termes.
