Refacturer d'autres services
Parallèlement à vos propres services, vous allez être amené à facturer d'autres services demandés par votre client. Comme par exemple l'hébergement, les coût d'impression ou le travail de spécialistes. Il y a quelques écueils à ce niveau là :
- N'offrez jamais ce service, à moins que le coût soit très faible. Habituer le client à avoir des choses gratuitement est une très mauvaise idée car un simple service peut vite devenir une liste qui peuvent vous mener à un agacement et finalement à une mauvaise relation ;
- Ajoutez une marge au prix initial. Ajouter de l'ordre de 25% au prix initial lorsque vous refacturez est un standard, cela couvre vos propres frais d'avance et de logistique (appels, temps d'enregistrement, etc) ;
- Si le prix est élevé, envisagez sérieusement de laisser le client traiter directement avec le fournisseur. Alors qu'il est tentant d'avoir une commission de l'ordre de 25% sur un coût élevé comme une grosse commande d'impression, vous êtes en fait en train de prendre un risque très élevé. Pré-payer un service très coûteux qui n'est finalement pas retenu par le client peut vous faire couler très rapidement. Le meilleur exemple à ce sujet est le marché de l'impression. Le coût des travaux d'impression grimpe rapidement et si le contrat évolue mal pour une quelconque raison et que le client décide de recommencer, vous allez vous retrouver dans une situation très inconfortable où il va falloir ré-imprimer à vos frais. Refacturer ce type de surcoût peut marcher, mais vous le faites à vos risques et périls.
Argent : Comment bien doser ?
Cela nous amène à la partie la plus difficile dans une activité freelance - décider de ce qu'il faut facturer. La plupart des freelances travaillent avec un taux horaire. Ils vont donc soit se vendre à ce taux horaire là, soit utiliser ce taux horaire pour déterminer le coût d'une mission en estimant le nombre d'heures nécessaires.
Établir votre taux horaire requiert les considérations suivantes :
- Que facturent les autres ? Évidemment, s'aligner sur les prix du marché est probablement le plus important, surtout lorsque vous débutez. Si tout le monde facture 50€/heure et que vous êtes à 200€/heure vous allez avoir du mal à trouver du travail. Renseignez-vous, en particulier auprès des personnes dans votre domaine d'activité ayant les mêmes compétences que vous.
- Quel est le maximum que vous pouvez facturer ? Si vos services demandent vraiment 200€/heure et qu'il y a suffisamment de clients prêt à payer pour ça, vous seriez idiot de ne pas facturer un tel taux horaire. En réalité, votre prix doit être ce que le marché peut supporter. Trouver le bon dosage passe par des tests et les erreurs peuvent vous faire perdre des contrats. Faites-les au cours du temps en procédant par petites modifications.
- Qu'avez-vous besoin de facturer ? L'une des façons d'établir votre taux horaire est de prendre le problème à l'envers et de calculer le nombre d'heures pendant lesquelles vous allez être payé durant la semaine, quels sont vos coûts et finalement combien est-ce que vous devez être payé pour rentrer dans vos dépenses. Cela peut être un bon moyen, à part si vous ne savez pas combien d'heures est-ce que vous allez travailler dans la semaine car vous venez de commencer.
Un autre point important à prendre en considération est que les heures que vous allez facturer ne représentent qu'une partie des heures où vous allez effectivement travailler. Il est tentant de faire le calcul suivant : 40€/heure x 40 heures par semaine = 1600€ par semaine. En réalité, chaque heure travaillée est accompagnée d'une heure qui n'est pas facturable comme la comptabilité, les relations clients, la recherche de travail, l'auto-promotion, etc. Vous devez de plus considérer les maladies, les vacances et le temps où vous n'avez tout simplement rien à faire. Pour ces raisons, votre taux doit généralement être plus élevé que ce que vous aviez déterminé en première estimation.
D'un autre côté, il y a des avantages à sous-facturer, en particulier au début de votre carrière. Il faut savoir qu'un coût peu élevé vous apporte du travail, du travail par reconduction et plus important du travail par référence. Étant donné que les contrats sont la base de votre activité de freelance, cette variable ne doit pas être sous-estimée. Si vous produisez du bon travail à coût réduit, les clients vont être intéressés. Bien sûr au début il va être difficile de finir les mois alors que vous travaillerez très dur mais ce que vous pouvez faire c'est augmenter légèrement vos prix à chaque vague successive de clients. Au final, vous allez être dans une position où vous aurez beaucoup de travail à des coûts intéressants. D'après mon expérience, du début de ma carrière de freelance à sa fin, mon taux horaire a été multiplié par un facteur 6 allant de vraiment bon marché à relativement coûteux.
Une autre facette importante de votre facturation est de conserver une trace de ce à quoi vous consacrez votre temps, pas seulement lorsque vous travaillez pour un client, mais de façon générale. Comme je l'ai sus-mentionné, trouvez-vous un bon programme de gestion du temps et identifiez à quoi est-ce que vous passez votre temps. Cela va vous aider à comprendre ce que vous devez facturer ainsi que ce qui se passe réellement en opposition avec ce que vous pensez qu'il se passe.
Facturation
Maintenant tout va bien car vous avez fixé vos prix, mais à la fin de la journée les devis ne sont pas payés, les factures si - la plupart du temps. Être à jour dans vos factures peut faire la différence entre une entreprise haletante et une entreprise prospère.
Pour commencer, qu'est-ce qu'une facture ? C'est simplement la contrepartie à un devis. Alors qu'un devis est une déclaration de ce qu'un client va payer, la facture est le papier qui dit « payer ce montant maintenant s'il vous plaît ». Le format exact d'une facture diffère selon le pays, mais on retrouve généralement les parties suivantes :
- Taxes et informations légales : cela peut inclure l'enregistrement de votre entreprise (n° siret ?), votre adresse et le numéro de facture ;
- Ce qui doit être payé : le coût final, souvent détaillé pour être en accord avec le devis ;
- Comment payer : il est bon de rendre cette étape aussi simple que possible. Offrez plusieurs options comme un transfert, une adresse pour envoyer les chèques et un service comme paypal pour accepter les paiements par carte de crédit ;
- La date d'échéance : donner une date précise à votre client pour régler sa facture est crucial pour avoir quelque chose à montrer si les choses tournent mal. Le laps de temps donné au client varie, mais c'est généralement entre le paiement immédiat et une échéance de 90 jours.
Pour un travail conséquent, vous voudrez peut-être découper les différentes parties en itérations, qui une fois complétées sont à l'origine d'un paiement partiel. Vous pouvez par exemple découper la mission en trois étapes, et demander ensuite un paiement de 25% suivi d'un paiement de 25% par étape complétée. Lorsque vous définissez les itérations, assurez-vous d'avoir des choses concrètes à livrer que le client puisse estimer à la fin de chaque itération. Vous devez aussi pouvoir estimer le planning et produire un calendrier d'exécution des différentes itérations.
L'avantage des paiements par itération est que votre situation financière va devenir significativement plus stable. Au lieu d'attendre des mois pour que le travail soit achevé et ensuite attendre encore un autre mois pour le paiement, vous récupérez des parties du magot à intervalles réguliers. L'autre avantage majeur est que vous diminuez les chances de ne pas être payé pour un travail important.
Dans presque tous les cas, il est bon de demander un dépôt au début de la mission. C'est particulièrement vrai pour les clients que vous ne connaissez pas ou qui ont un historique de paiement lent. Le dépôt initial peut aller de 25 à 50%. Inutile de dire qu'une fois cet acompte encaissé, vous avez intérêt à finir le travail et à le finir bien.
Peut-être que le point le plus important au sujet de la facturation est de ne pas l'oublier. Parfois, lorsque vous êtes submergé par le travail, cela peut être rejeté au fin fond de votre liste des tâches mais le plus tôt vous envoyez la facture, le plus tôt vous serez payé. La facturation et son suivi doit toujours être en bonne position dans votre liste de tâches.
